Como configurar o CRM da Hubspot: principais dicas e passos para começar a usar a ferramenta!

Você sabe como configurar o CRM da HubSpot? Se o seu ramo de atuação for marketing ou vendas, provavelmente já tem uma ferramenta que dê o suporte necessário na gestão de dados e processos que envolvam o atendimento.

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Isso também deve ser verdade se tem uma equipe estruturada e que trabalha ativamente na qualificação e atendimento de leads.

Além disso, quanto maior a demanda, maior será a necessidade de contar com uma ferramenta robusta. Ela precisa oferecer recursos para otimizar seu trabalho de relacionamento e qualificação de clientes. 

Dessa forma, é essencial ser intuitiva e ter meios de incentivar o aprendizado do usuário. Assim, os processos ficam melhores e eficazes.

É por isso que hoje vamos falar do CRM da HubSpot e suas características, uma referência no mercado, que ganha cada vez mais destaque no Brasil. Apresenta-se como uma ótima solução para equipes focadas em nutrição e qualificação de leads em planos de marketing e vendas.

Vale ressaltar que existe a versão gratuita para começar a automatizar seus processos. Que tal aprender como começar a usar o CRM da HubSpot? Continue a leitura!

Simples e rápido: passo a passo da implementação

É comum vermos certa resistência no uso de CRMs por parte de algumas equipes, muito por conta de experiências passadas que não foram produtivas ou agradáveis quanto à própria utilização da ferramenta.

Dessa forma, o CRM pode ter a ausência de recursos essenciais ou mesmo apresentar complexidade para o uso e o entrosamento dos usuários com a plataforma.

Quer saber o motivo do uso de CRM ser essencial? Confira o vídeo a seguir!

O HubSpot, portanto, consegue aprimorar a gestão, trazendo diversas funcionalidades de automação e organização de processos, desde a versão gratuita, e uma interface e sistema que possibilitam uma experiência positiva.

A implementação não foge à regra: são poucos passos para ter o CRM da HubSpot funcionando. Em apenas um dia de trabalho focado, a plataforma já pode estar configurada e pronta para uso. Confira:

Primeiras ações

1. Primeiro, crie sua conta no HubSpot

Para conhecer mais sobre o CRM gratuito da HubSpot, acesse este link e aproveite para criar sua conta.

2. Configure o pipeline de vendas

Seu processo de vendas já está alinhado e documentado para todos os envolvidos? Então, é hora de configurar o pipeline de vendas.

No menu superior, acesse “Vendas > Negócios” para visualizar o recurso padrão do HubSpot. Após, clique novamente no menu superior, à direita, no ícone “Configurações”, para acessar a tela de personalização do seu pipeline.

3. Importe a bases de leads e negócios para alimentar sua conta

Comece identificando quais informações serão necessárias no tratamento da sua base para criar propriedades personalizadas do HubSpot. Além disso, descubra como as informações padrões da ferramenta serão úteis na gestão.

Feito isso, siga para a importação dos leads que você pretende utilizar na ferramenta. Importando-os, você começará a criar associações entre eles e seus negócios, para dar contexto à base.

Após, os contatos terão páginas individuais em formato de timeline. Nele, será possível visualizar todas as atividades relacionadas àquele lead, como:

• criar tarefas e atividades;
• disparos de e-mails;
• criação de lembretes e anotações.

4. Conecte e gerencie sua caixa de entrada pessoal

Caso você utilize uma conta de e-mail Gmail ou Outlook, o HubSpot também dá o suporte necessário para conectar sua caixa de entrada diretamente ao CRM da HubSpot.

Para fazer isso, em primeiro lugar acesse, no menu superior, o item “Conversas > Caixa de Entrada”. Após, entre em “Configurações da Caixa de Entrada”. Siga o passo a passo conforme seu provedor para fazer a conexão e começar a testar.

Também é possível conectar outros provedores, por meio de configuração IMAP. Um pouco mais complexo, mas funciona!

Colocando o CRM para funcionar

O HubSpot fornece importantes recursos para a gestão da base de leads e o relacionamento com os seus contatos.

Dessa forma, é chegado o momento de explorar as principais funcionalidades que a ferramenta trará ao seu dia a dia. Veja a seguir!

Estude a dinâmica do pipeline de vendas

Você já configurou as fases do processo de vendas, além de identificar e criar as propriedades necessárias para o tratamento das informações.

Agora, crie seus primeiros testes para entender como o formato kanban do pipeline se ajusta ao processo da sua equipe.

Crie modelos de e-mail

Economize tempo transformando seus e-mails com mais uso e principal retorno em vendas em modelos que podem ser compartilhados com sua equipe. Dessa forma, você poderá utilizá-los como base para as mensagens que trocará com seus contatos.

Descubra como acompanhar as métricas dos seus e-mails

O HubSpot fornece estatísticas em tempo real e diversos formatos de relatório para acompanhar o desempenho e as atividades relacionadas aos e-mails disparados.

Assim, o relacionamento com seus leads e clientes ganha um “algo a mais”, permitindo acompanhar o desempenho e obter insights sobre a retomada de contato com a sua base.

Além disso, comece a gerenciar contatos, empresas e negócios. Todos os três elementos criados no HubSpot têm suas páginas próprias em formato de timeline.

Dessa forma, a cada associação (como o vínculo entre um contato e uma empresa, por exemplo), você terá mais níveis de detalhes e atividades.

Aqui, basta acessar por meio do menu: “Contatos > Contatos ou Empresas” para encontrar os dois primeiros objetos.

Para entrar no menu de negócios, voltamos ao caminho que vimos agora há pouco: “Vendas > Negócios”, para visualizá-los diretamente no seu pipeline. A lógica será a mesma: ao clicar no nome do negócio, uma timeline própria do item poderá ser observada em seguida.

Configurações e preferências da conta

É fundamental registrar que o HubSpot tem alguns níveis de configurações de conta que não são vistos em CRMs mais básicos. Aqui, existem personalizações:

• particulares, aplicáveis a cada utilizador da ferramenta;
• outras que serão propagadas para todos os usuários registrados na plataforma, de maneira genérica, e que serão geridas pelo administrador da conta.

Dessa forma, a dinâmica é simples e o menu é de fácil contextualização. Clicando no ícone “Configurações” do menu superior, você terá acesso a itens de configuração da conta, como preferências pessoais e definições de mais abrangência.

Além disso, pode definir padrões da conta para comunicações e objetos (contatos ou empresas, por exemplo).

É possível conhecer outros recursos do HubSpot, como:

• integrações com outros aplicativos, como HubSpot e WhatsApp;
• definições de conexão com o site;
• opções de rastreamento.

Muitas oportunidades de aprendizado

Como mencionado no início do texto, o HubSpot é uma ferramenta que valoriza a jornada de aprendizado dos seus usuários. A plataforma é amigável e, com pouco tempo de prática, já é possível ter um conhecimento razoável dos recursos e das possibilidades disponibilizadas.

No entanto, não podemos depender apenas disso. Dessa forma, existe uma base de conteúdo ampla, prática e essencial oferecida pela própria HubSpot. Assim, a ferramenta incentiva insights e engajamento, orientando as melhores práticas no uso do CRM.

No HubSpot Academy, você tem acesso a diversos conteúdos e certificações sobre áreas teóricas da comunicação digital, como Inbound Marketing e Content Marketing.

Também há as próprias ferramentas do HubSpot, como Marketing Software e Sales Software, que ajudam a tornar a experiência com a ferramenta ainda mais completa e produtiva.

Caso você já saiba o que quer fazer, mas não entenda como, também existem conteúdos que podem auxiliar. A Central de Conhecimento do HubSpot é atualizada constantemente e tem conteúdos que ensinam como operar os objetos e explorar as possibilidades da ferramenta. 

Dicas para usar o CRM HubSpot na gestão de leads

O principal foco do CRM da HubSpot é ajudar na gestão do relacionamento com o cliente. No entanto, isso depende da interação em várias etapas. Além disso, conforme seu negócio cresce, o número de leads aumenta.

Saber gerenciar todos os dados é bastante difícil. Enquanto as atividades e o acompanhamento da gestão pode ser feito de forma manual em um primeiro momento, depois é preciso profissionalizar usando um sistema específico para essa finalidade.

Dessa forma, você tem controle total sobre as etapas do funil de vendas e consegue melhorar o retorno sobre o investimento (ROI) das suas iniciativas de marketing.

Veja como usar o CRM de forma eficaz para gerenciar os leads da sua empresa e obter melhores resultados.

Crie um perfil do cliente

Comece reconhecendo as características do perfil de cliente ideal. Você direciona melhor suas ações de forma a alinhá-las à sua persona, ajudando no processo de lead nurturing e a fechar mais negócios.

Evite deixar os leads estagnados

Na jornada do cliente, é normal que parem em determinada etapa do funil de vendas. No entanto, não significa que você deve deixá-los estagnados. O ideal é reconhecer os erros que causam a inatividade e trabalhar para solucioná-los.

O CRM da HubSpot é um aliado para encontrar possíveis falhas no pipeline de vendas e fazer as correções necessárias. Aos poucos, a conversão e a eficiência das negociações aumentam.

Melhore o processo de vendas de forma contínua

As informações inseridas no CRM da HubSpot fornecem insights capazes de gerar melhorias necessárias. Assim, é possível adaptar a empresa às mudanças do comportamento de mercado e dos próprios consumidores.

Isso acontece porque as conversas dos clientes são armazenadas no sistema. Além disso, o feedback permite aperfeiçoar processos, fazendo com que a abordagem de vendas seja mais direcionada e eficiente. Ao mesmo tempo, é mais barata, já que os negócios são fechados com rapidez.

Observe as negociações em andamento

Todas as negociações sendo realizadas são verificadas pelo CRM. Ainda é possível identificar em qual etapa do funil de vendas elas estão para fazer um gerenciamento eficaz. 

Dessa forma, você identifica situações que exigem atenção imediata e sabe quais podem esperar um pouco mais.

Como projetar o processo de vendas a partir do CRM HubSpot

Além de todos os aspectos citados, é preciso entender como projetar o processo de vendas. Esse é o conjunto de atividades e regras que deve ser cumprido por todo o time comercial. 

O objetivo é evitar erros e aumentar a produtividade. Tendo isso em mente, é preciso estruturar o processo de vendas. Para isso, siga as dicas abaixo.

Mapeie a jornada do cliente

Comece entendendo como os clientes passam pelo funil. Algumas boas práticas para descobrir essa informação são:

• conheça as dores dos leads;
• pesquise seus gostos e preferências;
• descubra os principais pontos de contato;
• identifique os fatores que impedem a decisão de compra;
• defina e acompanhe as principais métricas.

Avalie o processo atual

Identifique as principais falhas no seu processo a partir da etapa anterior. Veja se existe alguma dificuldade ou problema na hora do cliente fechar negócio. É comum haver lacunas de comunicação ou metodologias ultrapassadas.

Dessa forma, o processo decisório acaba demorando e prejudicando a reputação da empresa no mercado. O resultado é a perda de oportunidades de venda.

Delimite as atividades da equipe comercial

Por fim, defina todas as atividades que serão realizadas. O objetivo é que cada profissional saiba o que e quando fazer. Assim, o processo se torna eficiente e produtivo.

Quer crescer com a 8D Hubify e a HubSpot?

Em 2020, a 8D Hubify aceitou o convite para integrar o ecossistema da empresa norte-americana HubSpot, que conta com a maior plataforma de:

• marketing;
• vendas;
• atendimento;
• CRM.

Logo no primeiro ano de parceria, nos tornamos parceiros Gold, assim, conseguimos criar, implantar e gerir estratégias complexas nas 4 plataformas da marca. Em 2021, evoluímos de tier na parceria, passamos a ser membro Platinum da plataforma!

Com a expertise da 8D Hubify, aliada às funcionalidades da HubSpot seu negócio pode crescer ainda mais, de forma escalável e próspera.

Agora que estamos prontos…

É hora de começar a testar! Então, aproveite para criar sua conta, estudar, fazer o passo a passo que indicamos aqui e descobrir porque tantas empresas usam o HubSpot no seu dia a dia.

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